El comerç ha estat part de la vida humana durant segles. I amb l’augment de la globalització, veiem una reducció de les fronteres. Això ha augmentat el comerç i ha impulsat la feina i les oportunitats comercials que contribueixen al creixement econòmic, responent així a la pregunta de quina és la importància de les exportacions. Tot això passa quan una empresa exporta productes a través de les fronteres per ajudar a enfortir els seus resultats i desenvolupar relacions més sòlides amb els clients.
No obstant això, les exportacions poden ser àrees de negoci força complicades de tractar i sovint requereixen l’ajuda d’un especialista. En aquest article, cobrirem la importància i els beneficis d’un soci de documentació d’exportació, així com els tipus de documentació amb què podeu esperar tractar en exportar. Esbrinem més.
Què fa un soci de documentació d’exportació?
Si ets propietari d’un negoci que està exportant productes a diferents territoris, sabràs que hi ha moltes consideracions prèvies que cal tenir en compte. Sovint, aquest és un terreny difícil de navegar per si mateix i l’ajuda d’un soci de documentació d’exportació és essencial. Aquests especialistes ajuden a preparar tots els documents d’exportació que calen per enviar els seus productes a l’estranger.
Depenent de la mida de la vostra empresa i de la quantitat d’exportacions que realitzi, aquest especialista participarà amb els seus equips interns que inclouen vendes, servei al client, logística, personal de magatzem i els seus socis externs, inclosos transitaris, transportistes, corredors i altres. Amb tot això al cap, és obvi que es necessita molt per exportar productes i necessita un soci que l’ajudi. Per exemple, aquest especialista podrà ajudar-lo amb funcions i tasques que inclouen el següent:
- Comunicar-se i negociar amb agents de càrrega i transportistes.
- Obtenir els coneixements d’embarcament originals i nominals a temps amb informació precisa.
- Comunicar-se amb tots els departaments interns i externs rellevants.
- Mantenir correspondència amb els clients pel que fa als enviaments.
- Crear, assemblar i enviar documents d’exportació aplicables segons les lleis i les regulacions de referència.
- Mantenir els fitxers d’exportació i mantenir els registres d’enviament actualitzats i precisos.
- Investigar oportunament les sol·licituds d’exportació relacionades amb sobre estades i detencions.
- Ajudar amb la creació de factures.
- Seguiment amb proveïdors i venedors per garantir el lliurament oportú de tots els documents.
- Verificar els documents comercials.
- Fer un seguiment de cada enviament d’exportació i de les dates de sortida i arribada.
Avantatges de treballar amb un soci exportador experimentat
Amb totes les responsabilitats que tenen i el treball que posen per garantir que les vostres exportacions estiguin preparades de manera completa i precisa per a tot el procés d’enviament, podreu gaudir de nombrosos beneficis, entre els quals s’inclouen:
- Desenvolupar una estratègia d’exportació sòlida que tindrà en compte l’anàlisi de mercat, l’avaluació de la competència, la logística, etc.
- Els seus enviaments seran processats amb cura, professionalisme i eficiència.
- El seu equip serà capacitat en qualsevol dels processos i documentació relacionats.
Quina és la documentació requerida per a l’exportació?
Ja sigui que vulgueu obtenir més informació sobre els documents necessaris per exportar des d’Espanya o per exportar dins de la Unió Europea, hi ha una documentació estàndard que ha de conèixer que s’ha de preparar amb cada enviament que faci. Sí, això dependrà de la mida, la naturalesa i la quantitat dels seus paquets, així com de les lleis i les regulacions del país d’origen i destí. No obstant això, molts dels documents més importants quan es tracta de fer viatges a l’estranger són força similars. És per això que els requisits per exportar des d’Espanya inclouen els tipus de documentació següents:
- Factura comercial: s’emet un comprador abans de l’enviament del paquet. Proporciona un resum detallat de l’enviament i els termes de venda.
- Bill of lading: aquest és un document legal per al comerç d’exportació i s’emet entre la persona que envia i la companyia naviliera. Permet a l’empresa de transport fer l’enviament.
- Guia aèria: aquest document funciona de manera similar a un coneixement d’embarcament i el transportista tercer assumeix la responsabilitat des del moment de rebre el paquet fins al lliurament. No és negociable.
- Certificat d’origen (COO): ajuda a verificar el país d’origen d’un producte. Mostra on es va produir, va fabricar i va processar un producte.
- Llicència d’exportació i importació: són llicències especials que permeten als exportadors importar o exportar mercaderies classificades com a restringides.
- Llista d’embalatge d’exportació: aquí és on les mercaderies s’indiquen correctament i s’especifiquen els requisits especials per garantir un procés i maneig precisos del paquet mentre està en moviment.
- Certificat d’assegurança: és la prova que l’enviament s’ha assegurat en cas de pèrdua o dany. Això és una garantia que seran compensats per si no arriben a la destinació.
- Certificat d’inspecció: es tracta d’una verificació professional del contingut de la tramesa.
- Factura proforma: aquesta és una eina de negociació utilitzada per compradors i venedors abans d’una exportació. Eventualment es convertirà en la factura comercial final quan les mercaderies es despatxin a través de la duana al país importador.
- Factura comercial: també un document que s’intercanvia entre un comprador i un venedor indica que s’estan venent béns. És un factor clau dels drets de duana que cal pagar.
- Una altra documentació requerida: per descomptat, la llista anterior és una indicació dels documents més comuns requerits en els enviaments. No obstant això, n’hi ha d’altres i aquests inclouen una carta o crèdit, formulari de mercaderies perilloses, rebut de magatzem/moll, etc.
Cal assenyalar que la documentació específica requerida dependrà de com s’enviaran les mercaderies (per exemple, el transport marítim o aeri), la descripció i el tipus de mercaderies involucrades.
En conclusió
Quan necessiteu ajuda experta i professional o un servei de missatgeria internacional des de Barcelona, sempre podeu comptar amb DRG Solutions per ajudar-vos amb totes les vostres necessitats d’enviament. La importància de les exportacions i importacions no pot ser exagerada i requereix un soci professional per ajudar-lo a assolir el màxim potencial i objectius comercials. Simplement poseu-vos en contacte amb nosaltres per obtenir qualsevol ajuda que pugui necessitar i el nostre equip estarà més que feliç de servir-lo.