El comercio ha sido parte de la vida humana durante siglos. Y con el aumento de la globalización, estamos viendo una reducción de las fronteras. Esto ha aumentado el comercio y ha impulsado el empleo y las oportunidades comerciales que contribuyen al crecimiento económico, respondiendo así a la pregunta de cuál es la importancia de las exportaciones. Todo esto sucede cuando una empresa exporta productos a través de las fronteras para ayudar a fortalecer sus resultados y desarrollar relaciones más sólidas con los clientes.
Sin embargo, las exportaciones pueden ser áreas de negocio bastante complicadas de tratar y a menudo requieren la ayuda de un especialista. En este artículo, cubriremos la importancia y los beneficios de un socio de documentación de exportación, así como los tipos de documentación con los que puede esperar tratar al exportar. Averigüemos más.
¿Qué hace un socio de documentación de exportación?
Si eres dueño de un negocio que está exportando productos a diferentes territorios, sabrás que hay muchas consideraciones previas que deben tenerse en cuenta. A menudo, este es un terreno difícil de navegar por sí mismo y la ayuda de un socio de documentación de exportación es esencial. Estos especialistas ayudan a preparar todos los documentos de exportación que se requieren para enviar sus productos al extranjero.
Dependiendo del tamaño de su empresa y de la cantidad de exportaciones que realice, este especialista participará con sus equipos internos que incluyen ventas, servicio al cliente, logística, personal de almacén y sus socios externos, incluidos transitarios, transportistas, corredores y otros. Con todo esto en mente, es obvio que se necesita mucho para exportar productos y necesita un socio que lo ayude. Por ejemplo, dicho especialista podrá ayudarlo con funciones y tareas que incluyen lo siguiente:
- Comunicarse y negociar con agentes de carga y transportistas
- Obtener los conocimientos de embarque originales y nominales a tiempo con información precisa
- Comunicarse con todos los departamentos internos y externos relevantes
- Mantener correspondencia con los clientes con respecto a los envíos
- Crear, ensamblar y enviar documentos de exportación aplicables según las leyes y regulaciones de referencia.
- Mantener los archivos de exportación y mantener los registros de envío actualizados y precisos
- Investigar oportunamente las solicitudes de exportación relacionadas con sobre estadías y detenciones
- Ayudar con la creación de facturas
- Seguimiento con proveedores y vendedores para garantizar la entrega oportuna de todos los documentos
- Verificar los documentos comerciales
- Hacer un seguimiento de cada envío de exportación y de las fechas de salida y llegada
Ventajas de trabajar con un socio exportador experimentado
Con todas las responsabilidades que tienen y el trabajo que ponen para garantizar que sus exportaciones estén preparadas de manera completa y precisa para todo el proceso de envío, podrá disfrutar de numerosos beneficios, entre los que se incluyen:
- Desarrollar una estrategia de exportación sólida que tendrá en cuenta su análisis de mercado, evaluación de la competencia, logística, etc.
- Sus envíos serán procesados con cuidado, profesionalismo y eficiencia
- Su equipo será capacitado en cualquiera de los procesos y documentación relacionados
¿Cuál es la documentación requerida para la exportación?
Ya sea que desee obtener más información sobre los documentos necesarios para exportar desde España o para exportar dentro de la Unión Europea, hay una documentación estándar que debe conocer que debe prepararse con cada envío que haga. Sí, esto dependerá del tamaño, la naturaleza y la cantidad de sus paquetes, así como de las leyes y regulaciones del país de origen y destino. Sin embargo, muchos de los documentos más importantes cuando se trata de hacer viajes al extranjero son bastante similares. Es por eso que los requisitos para exportar desde España incluyen los siguientes tipos de documentación:
- Factura comercial: se emite a un comprador antes del envío del paquete. Proporciona un resumen detallado del envío y los términos de venta.
- Bill of lading: este es un documento legal para el comercio de exportación y se emite entre la persona que envía y la compañía naviera. Permite a la empresa de transporte llevar a cabo el envío.
- Guía aérea: este documento funciona de manera similar a unconocimiento de embarque y el transportista tercero asume la responsabilidad desde el momento de recibir el paquete hasta la entrega. No es negociable.
- Certificado de origen (COO): ayuda a verificar el país de origen de un producto. Muestra dónde se produjo, fabricó y procesó un producto.
- Licencia de exportación e importación: son licencias especiales que permiten a los exportadores importar o exportar mercancías clasificadas como restringidas.
- Lista de embalaje de exportación: aquí es donde las mercancías se indican correctamente y se especifican los requisitos especiales para garantizar un proceso y manejo precisos del paquete mientras está en movimiento.
- Certificado de seguro: es la prueba de que el envío ha sido asegurado en caso de pérdida o daño. Esto es una garantía de que serán compensados por si no llegan a su destino.
- Certificado de inspección: se trata de una verificación profesional del contenido de su envío.
- Factura proforma: esta es una herramienta de negociación utilizada por compradores y vendedores antes de una exportación. Eventualmente se convertirá en la factura comercial final cuando las mercancías se despachen a través de la aduana en el país importador.
- Factura comercial: también un documento que se intercambia entre un comprador y un vendedor, indica que se están vendiendo bienes. Es un factor clave de los derechos de aduana que deben pagarse.
- Otra documentación requerida: por supuesto, la lista anterior es una indicación de los documentos más comunes requeridos en los envíos. Sinembargo, hay otros y estos incluyen una carta o crédito, formulario de mercancías peligrosas, recibo de almacén / muelle, etc.
Cabe señalar que la documentación específica requerida dependerá de cómo se enviarán las mercancías (por ejemplo, transporte marítimo o aéreo), la descripción y el tipo de mercancías involucradas.
En conclusión
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